Una de las tareas fundamentales en los Sistemas Institucionales de Archivo es que los responsables de archivo de trámite realicen sus tareas de la mejor manera, ya que en dicha responsabilidad está la de coadyuvar con las unidades administrativas para el aseguramiento de una producción y organización documental eficiente para los sistemas de creación y uso de documentos institucionales.

En esencia, en este primer momento se inicia el ciclo de vida del documento que va desde su producción hasta su destino final. Una característica propia de esta etapa o fase es que al principio será consultado de manera habitual por múltiples motivos, lo importante aquí no es su soporte sino la información que contengan, ya que además de transparentar la información de la institución y garantizará su disponibilidad.

Es trascendental destacar la importancia del Archivo de Concentración como instancia que vincula a las unidades administrativas con el destino final de la documentación, ya que sus funciones radican en asegurar los fondos bajo su custodia, permitir la consulta de los expedientes, conservar los expedientes hasta que cumplan su vigencia administrativa para proceder a su baja o transferencia al Archivo Histórico, entre otras.

En México se tienen registrados aproximadamente nueve mil acervos archivísticos pertenecientes al sector público, los cuales son desde el Archivo General de la Nación, archivos de Secretarías de Estado, de los estados de la República, a ello se puede sumar un número desconocido de archivos privados y empresariales.

Se estima que, de estos, casi el 60% se encuentran administrados por personal que no tiene la formación profesional o la capacitación archivística adecuada, por eso proponemos un curso de formación general que permita a los funcionarios de archivos históricos obtener una capacitación general para el manejo de sus acervos.

La auditoría en los Archivos ha existido desde épocas antiguas, siempre con el objetivo de verificar su correcto funcionamiento. Pero hoy, existe un gran diferenciador conforme a lo que estábamos acostumbrados “los archivos electrónicos y su crecimiento exponencial” que conlleva un incremento en la dificultad de su inspección.

Por lo anterior es que es necesario existan auditorías archivísticas externas que garanticen la confiabilidad y correcto funcionamiento tanto del archivo físico como del electrónico.

Es indudable que la expedición de la Ley General de Archivos, así como de las alineaciones realizadas por las entidades federativas ha propiciado una coyuntura para cambios de amplio impacto en el terreno de los archivos.

Sin duda dichas iniciativas han trascendido algunos de los ámbitos de la sociedad como el de considerar a los archivos en el eje de las discusiones y de la visibilidad. En la normatividad actual se pone de manifiesto un interés por respetar la teoría y práctica archivística mexicana desarrollada a partir de las políticas y acuerdos internacionales como es el de regular la organización y conservación de los sistemas institucionales de archivo de los sujetos obligados en los tres órdenes de gobierno, con el propósito de que éstos preserven actualizados y permitan la publicación en medios electrónicos de la información relativa a los indicadores de gestión y el ejercicio de los recursos públicos, así como aquella que por su contenido tenga valor para la sociedad.

La elaboración del Catálogo de Disposición Documental considera cuatro momentos: la identificación; la valoración; la regulación y control. Cada uno de estos momentos debe ser ejecutado bajo un análisis riguroso y se deben realizar las acciones que permitan un manejo adecuado de la documentación en cada una de las etapas del ciclo de vida, así como su correcta disposición y acceso.

El crecimiento exponencial de los archivos electrónicos obliga a los individuos y organizaciones a conocer sus características, conocer las técnicas y tecnologías para hacerlos más fiables, así cómo las plataformas de gestión para evitar una explosión documental, situación que muchas organizaciones ya viven actualmente y afecta su productividad.

Conforme a los artículos 23 a 26 de la Ley General de Archivos, los Sujetos Obligados deben elaborar un Plan Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) y publicarlo en los primeros treinta días naturales del nuevo ejercicio fiscal. Este documento debe contener elementos de:

• • Planeación, programación y evaluación para el desarrollo de archivos;
  • Administración de riesgos;
  • Capacitación de gestión documental y administración de archivos.

Este plan se debe desarrollar para que los Archivos cuenten con los recursos humanos, materiales y financieros, espacios y mobiliario adecuados, no sólo para su control y preservación sino para su organización y acceso a la información.

La digitalización de documentos es un proceso tecnológico que permite convertir imágenes o textos contenidos en documentos en papel en una imagen digital.

La información digitalizada queda posteriormente almacenada en diversos soportes que permiten guardar grandes cantidades de datos en poco espacio. La digitalización de documentos forma parte esencial de la preservación digital encargándose de la conservación de la información de los documentos.

En la normatividad actual en materia de transparencia y gestión de archivos, se pone de manifiesto un interés por respetar la teoría y práctica archivística mexicana desarrollada a partir de las políticas y acuerdos internacionales.

Tales como el regular la organización y conservación de los sistemas institucionales de archivo de los sujetos obligados en los tres órdenes de gobierno, con el propósito de que éstos preserven actualizados y permitan la publicación en medios electrónicos de la información, relativa a los indicadores de gestión y el ejercicio de los recursos públicos, así como aquella que por su contenido tenga valor para la sociedad.